Wat is RPA?
RPA staat voor Robotic Process Automation. De naam is enigszins misleidend, want er is geen fysieke robot aan te pas. RPA is software die de handelingen van een medewerker nabootst in een digitaal systeem.
Stel je een medewerker voor die elke dag dezelfde taak uitvoert: hij opent een systeem, kopieert een getal uit een scherm, plakt het in een ander scherm en slaat het op. RPA-software doet precies hetzelfde: het opent het systeem, navigeert naar het juiste scherm, kopieert het getal, navigeert naar het andere scherm, plakt het in en slaat het op. Elke keer, op precies dezelfde manier, zonder pauze en zonder fouten zolang de omgeving niet verandert.
RPA is ontwikkeld voor situaties waarbij twee systemen niet direct met elkaar kunnen communiceren via een API en waarbij de taak volledig uniform is. In die specifieke context werkt RPA goed.
Hoe werkt RPA technisch?
RPA-software werkt via drie technische mechanismen die afhankelijk van de situatie worden ingezet.
UI-automatisering
De robot interacteert met de gebruikersinterface van een applicatie zoals een mens dat zou doen. Hij herkent knoppen, velden en schermen op basis van hun positie of naam en voert de geprogrammeerde handelingen uit. Dit is de meest voorkomende vorm van RPA, maar ook de meest kwetsbare: elke interface-verandering kan de robot breken.
API-integratie
Sommige RPA-platforms kunnen ook via API communiceren met systemen die dat ondersteunen. In dat geval is de robot minder kwetsbaar voor interface-veranderingen. Maar als een systeem een API heeft, is directe API-integratie zonder RPA-laag doorgaans efficiënter.
Optical Character Recognition (OCR)
Voor het verwerken van documenten zoals facturen of formulieren gebruiken RPA-platforms soms OCR om tekst uit afbeeldingen of PDF's te extraheren. Klassieke OCR werkt goed voor vaste documentformaten, maar heeft moeite met variatie in lay-out of formulering.
Wanneer werkt RPA goed?
RPA werkt het beste als aan een aantal specifieke voorwaarden is voldaan.
- De input is altijd identiek. Hetzelfde documentformaat, dezelfde veldlocaties, dezelfde formulering. Zodra er variatie is loopt de robot vast.
- De interface is stabiel. Als het systeem waarmee de robot werkt regelmatig wordt geüpdatet en de interface verandert, vereist dat doorlopend onderhoud aan de robot.
- Het systeem heeft geen API. Als integratie via API mogelijk is, is dat vrijwel altijd een betere oplossing dan RPA. RPA is in die context een omweg.
- De taak vereist geen beslissingen. RPA volgt instructies maar begrijpt niet wat hij doet. Als er een beslissing nodig is op basis van context, kan RPA die niet maken.
De beperkingen van RPA in de praktijk
RPA klinkt in theorie eenvoudig, maar in de praktijk lopen bedrijven regelmatig tegen dezelfde problemen aan.
Hoge onderhoudskosten
Een systeem-update die de interface verandert, een nieuw scherm of een gewijzigde veldlocatie maakt een werkende robot onbruikbaar. Onderhoud is daardoor een constante kostenpost die bij de initiële implementatie vaak wordt onderschat. Veel bedrijven ontdekken pas na een jaar of twee hoe hoog die kosten werkelijk zijn.
Breekbaarheid bij variatie
De realiteit van bedrijfsprocessen is dat de input zelden perfect uniform is. Facturen komen in verschillende formaten. E-mails worden anders geformuleerd. Documenten hebben wisselende lay-outs. Elke afwijking van het verwachte patroon leidt tot een fout of een vastgelopen robot.
Geen begrip van context
Een RPA-robot weet niet wat hij doet. Hij voert instructies uit zonder te begrijpen waarom. Als een situatie buiten het script valt kan hij niet redeneren over wat de juiste actie is. Het resultaat is een fout of een escalatie naar een medewerker die alsnog handmatig moet ingrijpen.
Beperkte schaalbaarheid
Elke nieuwe taak vereist een nieuwe robot met nieuwe instructies. Dat maakt uitbreiding arbeidsintensief. Het resultaat is vaak een verzameling van tientallen kleine robots die elk apart onderhouden moeten worden.
Afhankelijkheid van leveranciers
De grote RPA-platforms zoals UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism zijn kostbaar in licenties en vereisen gespecialiseerde kennis voor implementatie en onderhoud. Dat maakt de totale eigendomskosten hoger dan de initiële implementatiekosten suggereren.
De opkomst van intelligente automatisering
De beperkingen van klassieke RPA hebben geleid tot de ontwikkeling van intelligente automatisering, ook wel Intelligent Process Automation of IPA genoemd. Dit is de combinatie van RPA met AI-mogelijkheden zoals Natural Language Processing, machine learning en beslissingsmodellen.
Het idee is dat de robot niet alleen handelingen nabootst, maar ook begrijpt wat er in een document staat, patronen herkent in variabele input en eenvoudige beslissingen kan nemen.
In de praktijk betekent dit dat de klassieke RPA-laag steeds meer wordt vervangen door of aangevuld met AI-componenten. Het eindresultaat lijkt steeds meer op wat wij AI automatisering noemen dan op klassieke RPA.
RPA vs AI automatisering: het volledige vergelijk
Op de belangrijkste aspecten verschillen klassieke RPA en AI automatisering fundamenteel van elkaar. Waar RPA niet kan omgaan met variabele input, context niet begrijpt en geen beslissingen kan nemen, doet AI automatisering dat wel. RPA is afhankelijk van de interface en daardoor sterk onderhoudsgevoelig, terwijl AI automatisering via API werkt en weinig onderhoud vereist.
AI automatisering verwerkt ongestructureerde data, is geschikt voor complexe processen, schaalt goed en heeft een lage leercurve bij veranderingen. Voor het MKB is RPA daardoor beperkt geschikt, terwijl AI automatisering juist breed inzetbaar is.
Veelgebruikte RPA-toepassingen en hun AI-equivalent
Dit zijn de meest voorkomende RPA-toepassingen en hoe AI automatisering dezelfde taak beter aanpakt.
Factuurverwerking
RPA-aanpak: de robot herkent een PDF-factuur, extraheert vaste velden op vaste posities en kopieert die naar het boekhoudpakket. Werkt alleen als alle facturen exact hetzelfde formaat hebben. AI-aanpak: een AI-systeem begrijpt een factuur ongeacht het formaat, herkent de relevante gegevens ook als ze op wisselende posities staan en vergelijkt ze automatisch met de bijbehorende bestelling. Afwijkingen worden gemarkeerd, correcte facturen worden goedgekeurd.
E-mailsortering
RPA-aanpak: de robot herkent e-mails op basis van vaste zoekwoorden in het onderwerp en verplaatst ze naar de juiste map. Werkt alleen als de onderwerpen altijd dezelfde zoekwoorden bevatten. AI-aanpak: een AI-systeem begrijpt de inhoud van een e-mail, bepaalt het onderwerp en de urgentie op basis van de volledige tekst en routeert de e-mail naar de juiste persoon of afdeling, ook als de formulering afwijkt van een verwacht patroon.
Data-overdracht tussen systemen
RPA-aanpak: de robot kopieert data van systeem A naar systeem B via de interface. Kwetsbaar voor interface-veranderingen en werkt alleen als de datastructuur altijd identiek is. AI-aanpak: directe API-koppeling tussen systemen met AI-logica die datastructuren begrijpt, omzet en valideert. Robuust, snel en niet afhankelijk van interfaces.
Rapportage
RPA-aanpak: de robot navigeert door meerdere systemen, kopieert data en plakt die in een Excel-template. Kwetsbaar voor interface-veranderingen en tijdrovend bij complexe rapportages. AI-aanpak: directe API-koppelingen halen data op uit alle relevante systemen, AI verwerkt en structureert de data en genereert een volledig rapport klaar voor review.
Is RPA nog relevant in 2026?
De eerlijke vraag is of RPA nog de moeite waard is voor nieuwe implementaties. Het antwoord is genuanceerd.
Voor bestaande RPA-implementaties die goed werken is er geen reden om te vervangen alleen omdat iets nieuws beschikbaar is. Als de robot zijn werk doet, weinig onderhoud vereist en het proces stabiel is, laat hem dan draaien.
Voor nieuwe automatiseringsprojecten is AI automatisering in vrijwel alle gevallen de betere investering. De technologie is toegankelijker geworden, de kosten zijn vergelijkbaar en de mogelijkheden zijn fundamenteel groter. Investeren in RPA voor een nieuw proces is investeren in een technologie die beperkter is dan wat er beschikbaar is.
Voor bedrijven die overwegen een RPA-platform aan te schaffen of een bestaand platform uit te breiden is het de moeite waard om eerst te evalueren of AI automatisering niet beter aansluit op de processen die geautomatiseerd moeten worden.
Hoe The AI Agency omgaat met RPA
The AI Agency is geen RPA-implementatiepartner. We werken niet met UiPath, Automation Anywhere of Blue Prism als primaire technologie. We zijn een AI-bureau dat procesautomatisering aanpakt vanuit AI-technologie en API-integraties.
Dat betekent niet dat we RPA afwijzen als technologie. Als een klant een bestaande RPA-implementatie heeft die goed werkt, laten we die draaien en bouwen we er omheen of bovenop. Als een klant een nieuw automatiseringsproject wil starten adviseren we eerlijk of RPA of AI automatisering de betere keuze is voor dat specifieke proces.
In de praktijk adviseren we vrijwel altijd AI automatisering voor nieuwe projecten omdat het meer kan, minder onderhoud vereist en een bredere inzetbaarheid heeft.