Wat is RPA?
RPA staat voor Robotic Process Automation. Het is een technologie waarbij software de handelingen van een medewerker nabootst in een digitaal systeem. De software klikt, typt en navigeert door interfaces alsof het een mens is die achter een computer zit.
RPA is ontwikkeld om taken te automatiseren in systemen die geen API hebben of waarbij integratie te complex of te duur was. In plaats van een koppeling te bouwen tussen systemen, bootst de RPA-robot de handelingen na die een medewerker anders handmatig zou uitvoeren.
De technologie werkt goed als aan twee voorwaarden is voldaan. De input is altijd hetzelfde: de robot weet precies welke velden hij moet invullen, welke knoppen hij moet klikken en welke schermen hij doorloopt. En de interface verandert niet. Zodra een systeem wordt geüpdatet en de interface er anders uitziet, werkt de robot niet meer en moet hij opnieuw worden geprogrammeerd.
De beperkingen van RPA
RPA heeft in de afgelopen jaren veel bedrijven geholpen maar kent een aantal fundamentele beperkingen die in de praktijk regelmatig tot problemen leiden.
Kwetsbaar voor variatie
RPA werkt op basis van exacte instructies. Als een factuur binnenkomt in een iets ander formaat dan verwacht, als een veld op een andere positie staat of als de formulering afwijkt van het patroon, loopt de robot vast. In de praktijk is de input bij de meeste processen nooit volledig uniform.
Kwetsbaar voor interface-veranderingen
Een systeem-update die de interface verandert, een nieuw scherm of een gewijzigde knoplocatie kan een volledig werkende RPA-robot onbruikbaar maken. Onderhoud is daardoor een constante kostenpost.
Geen beslissingsvermogen
Een RPA-robot volgt instructies maar begrijpt niet wat hij doet. Hij kan geen context lezen, geen uitzondering beoordelen en geen beslissing nemen. Als een situatie niet in het script staat, stopt hij.
Schaalbaarheid is beperkt
Elke nieuwe taak of elk nieuw proces vereist een nieuwe robot met nieuwe instructies. Dat maakt uitbreiding arbeidsintensief en kostbaar.
Hoge onderhoudskosten
Door de kwetsbaarheid voor interface-veranderingen en de rigiditeit van de instructies vereist RPA doorlopend onderhoud. Veel bedrijven onderschatten die kosten bij de initiële implementatie.
Wat AI automatisering anders doet
AI automatisering lost de fundamentele beperkingen van RPA op door intelligentie toe te voegen aan de automatisering.
Omgaan met variatie
Een AI-systeem begrijpt context. Het herkent een factuur als factuur ongeacht het formaat, begrijpt een klantvraag ongeacht hoe die is geformuleerd en categoriseert een document ongeacht de lay-out. Variatie in de input leidt niet tot een fout maar tot een passende reactie.
Geen afhankelijkheid van interfaces
AI automatisering werkt bij voorkeur via API-koppelingen in plaats van via interface-simulatie. Dat maakt de automatisering robuust tegen interface-veranderingen en minder onderhoudsgevoelig.
Beslissingsvermogen
Een AI-systeem kan redeneren. Het weegt opties af, beoordeelt uitzonderingen en neemt beslissingen op basis van wat er in een specifieke situatie het meest passend is. Het weet ook wanneer een beslissing te complex is voor autonome afhandeling en escaleert dan naar een medewerker.
Lager onderhoud
Omdat AI automatisering niet afhankelijk is van vaste interfaces en kan omgaan met variatie, is het onderhoud structureel lager dan bij RPA. Procesveranderingen vereisen een aanpassing van de instructies maar geen volledig opnieuw bouwen van de robot.
Bredere inzetbaarheid
Dezelfde AI-technologie die een factuur verwerkt kan ook een e-mail categoriseren, een sollicitatie screenen of een klantgesprek samenvatten. De investering in AI-technologie heeft een breder toepassingsbereik dan RPA.
RPA vs AI automatisering: het directe vergelijk
Een directe vergelijking maakt duidelijk waar de twee benaderingen van elkaar verschillen.
- Omgaan met variabele input: RPA nee, AI automatisering ja
- Beslissingsvermogen: RPA nee, AI automatisering ja
- Afhankelijk van interface: RPA ja, AI automatisering nee
- Onderhoudsgevoeligheid: RPA hoog, AI automatisering laag
- Geschikt voor complexe processen: RPA beperkt, AI automatisering ja
- Leesbare tekst verwerken: RPA beperkt, AI automatisering ja
- Koppeling met systemen: RPA via interface, AI automatisering via API
- Schaalbaarheid: RPA beperkt, AI automatisering hoog
- Geschikt voor MKB: RPA beperkt, AI automatisering ja
Wanneer is RPA nog steeds de juiste keuze?
We zijn eerlijk: er zijn situaties waarbij RPA nog steeds de meest pragmatische keuze is.
Als een systeem geen API heeft en ook niet op korte termijn een API krijgt, is interface-simulatie soms de enige optie. RPA kan dan een bruikbare tussenoplossing zijn.
Als een proces volledig uniform is, de input altijd identiek is en de interface stabiel blijft, levert RPA goede resultaten tegen beheersbare kosten.
Als er al een werkende RPA-implementatie is die goed functioneert, is er geen reden om die te vervangen alleen omdat AI nieuwer is.
In alle andere situaties, waarbij variatie, context of beslissingen een rol spelen, is AI automatisering de betere investering.
Wat doen RPA bedrijven anders dan The AI Agency?
RPA bedrijven zijn gespecialiseerd in het bouwen en onderhouden van RPA-robots. Ze hebben een specifieke technologie-stack, werkwijze en businessmodel dat is gebouwd rondom die technologie.
The AI Agency is geen RPA bedrijf. We zijn een AI-bureau dat procesautomatisering aanpakt vanuit AI-technologie. Dat heeft een aantal praktische gevolgen voor hoe we werken.
- We beginnen altijd bij het proces, niet bij de technologie. We kiezen de oplossing die het beste past bij het proces, niet de oplossing die wij toevallig het beste kennen.
- We bouwen via API-koppelingen waar dat mogelijk is. Dat maakt de oplossing robuuster, minder onderhoudsgevoelig en eenvoudiger uit te breiden.
- We voegen beslissingsvermogen toe. Onze automatiseringen kunnen omgaan met variatie, beoordelen uitzonderingen en escaleren als dat nodig is. Ze zijn niet afhankelijk van een exact gelijk input-patroon.
- We begeleiden de volledige implementatie inclusief adoptie. Een automatisering die medewerkers niet begrijpen of niet vertrouwen wordt niet gebruikt. Adoptie is een integraal onderdeel van onze aanpak.
Hoe The AI Agency de overstap van RPA naar AI automatisering begeleidt
Veel bedrijven hebben al een of meerdere RPA-implementaties lopen. De vraag die we regelmatig krijgen is hoe ze de stap kunnen maken naar AI automatisering zonder de bestaande automatiseringen overboord te gooien. We hanteren drie stappen voor de overstap.
Stap 1: Inventarisatie
We brengen in kaart welke RPA-implementaties er zijn, hoe goed ze functioneren, hoeveel onderhoud ze vereisen en welke processen ze dekken. Dit geeft een helder beeld van wat de startpositie is.
Stap 2: Prioritering
We identificeren welke RPA-implementaties het meest baat hebben bij een upgrade naar AI automatisering. Dat zijn de robots die het meest onderhoudsgevoelig zijn, het meest vastlopen op variatie of de processen dekken met het hoogste automatiseringspotentieel.
Stap 3: Gefaseerde migratie
We migreren de geselecteerde processen stap voor stap naar AI automatisering. We zorgen dat de nieuwe automatisering goed werkt voor we de oude robot uitschakelen. Er is geen moment waarop een proces niet gedekt is.