Welke RPA oplossing is het beste voor het MKB?

Voor MKB-bedrijven die al in het Microsoft-ecosysteem zitten is Microsoft Power Automate doorgaans de meest toegankelijke en betaalbare optie. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een toekomstbestendigere aanpak is AI automatisering een betere investering dan welk RPA-platform dan ook.

Kan ik RPA oplossingen zelf implementeren?

De grote platforms vereisen gespecialiseerde kennis. Er zijn no-code varianten beschikbaar maar die hebben beperktere mogelijkheden. Voor serieuze procesautomatisering is begeleiding door een gespecialiseerde partij aan te raden.

Hoe lang duurt het implementeren van een RPA oplossing?

Een eenvoudige robot is binnen een paar dagen tot twee weken gebouwd. Een complexere robot voor een meerstaps-proces duurt twee tot vier weken. De onderschatte factor is de tijd die daarna nodig is voor onderhoud en aanpassingen.

Zijn RPA oplossingen veilig voor gevoelige bedrijfsdata?

RPA heeft toegang tot de systemen en data waarvoor het is geconfigureerd. Goede implementaties beperken de toegang tot wat noodzakelijk is en loggen alle acties van de robot voor auditdoeleinden.

Wat als mijn RPA oplossing niet meer werkt na een systeemupdate?

Dan moet de robot opnieuw worden geconfigureerd voor de nieuwe interface. Dit is een van de meest voorkomende onderhoudskosten bij RPA. Als dit regelmatig voorkomt is het een signaal dat AI automatisering een betere langetermijnoplossing is.

Biedt The AI Agency ook ondersteuning bij bestaande RPA oplossingen?

Ja. We kunnen bestaande RPA-implementaties analyseren, repareren en verbeteren. We adviseren ook eerlijk of het zinvoller is om een specifieke implementatie te onderhouden of te vervangen door AI automatisering.

AI Automatisering

RPA oplossingen

RPA oplossingen zijn automatiseringssystemen op basis van Robotic Process Automation waarbij software de handelingen van medewerkers nabootst in digitale applicaties. Veelgebruikte RPA oplossingen zijn UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism en Microsoft Power Automate. RPA oplossingen werken goed voor volledig uniforme, repetitieve taken in systemen zonder API maar kennen fundamentele beperkingen bij variatie in de input, beslissingen en veranderende interfaces.

AI automatisering lost deze beperkingen op door context te begrijpen, patronen te herkennen in variabele input en beslissingen te nemen op basis van de specifieke situatie. Voor nieuwe automatiseringsprojecten is AI automatisering in de meeste gevallen de betere investering dan klassieke RPA oplossingen.

Bedrijven die op zoek gaan naar procesautomatisering komen vrijwel altijd RPA oplossingen tegen. Platforms zoals UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism hebben de afgelopen tien jaar de markt gedomineerd en hebben honderdduizenden automatiseringen gebouwd bij bedrijven wereldwijd. Maar de praktijk laat een genuanceerder beeld zien. RPA oplossingen werken uitstekend in specifieke omstandigheden maar kennen fundamentele beperkingen die in veel gevallen leiden tot hoge onderhoudskosten, beperkte flexibiliteit en minder tijdsbesparing dan verwacht.

Op deze pagina leggen we uit wat RPA oplossingen zijn, wanneer ze werken, wanneer ze tekortschieten en welk alternatief verder gaat.

Boek een kennismaking Bekijk onze diensten

Gratis, vrijblijvend gesprek. Kies zelf een moment.

AI Workflow: actief

Processen inventariseren

AI-workflow opzetten

Automatisering activeren

Resultaten rapporteren

Voortgang0%

Gereed om te startenThe AI Agency

Wat zijn RPA oplossingen?

RPA oplossingen zijn softwareplatforms en implementaties op basis van Robotic Process Automation. De technologie bootst de handelingen van een medewerker na in digitale systemen: klikken, typen, kopiëren, plakken en navigeren door applicaties.

Het doel is altijd hetzelfde: repetitieve, regelgebonden taken automatiseren zodat medewerkers die tijd kunnen besteden aan werk dat meer waarde toevoegt. RPA oplossingen zijn ontwikkeld voor situaties waarbij systemen geen directe API-koppeling ondersteunen en waarbij integratie via andere methoden te complex of te duur is.

De markt voor RPA oplossingen is groot en volwassen. Er zijn gespecialiseerde platforms, een uitgebreid ecosysteem van implementatiepartners en veel gedocumenteerde praktijkervaring. Dat maakt RPA herkenbaar en toegankelijk maar betekent ook dat de beperkingen goed gedocumenteerd zijn.

De populairste RPA oplossingen in Nederland

Er zijn vier RPA-platforms die de Nederlandse markt domineren. Elk heeft zijn eigen sterktes, beperkingen en prijsmodel.

UiPath

Het meest gebruikte RPA-platform wereldwijd. UiPath heeft een uitgebreide toolset voor het bouwen, beheren en monitoren van robots. Het platform integreert steeds meer AI-mogelijkheden onder de noemer Intelligent Automation. Sterk in enterprise-omgevingen met complexe systeemlandschappen. Licentiekosten zijn significant.

Automation Anywhere

Sterke concurrent van UiPath met een cloud-first aanpak. Automation Anywhere richt zich op het toegankelijk maken van RPA voor een bredere groep gebruikers via een intuïtieve interface. Ook dit platform voegt steeds meer AI-laag toe aan de klassieke RPA-kern.

Blue Prism

Traditioneel gericht op grote enterprise-omgevingen met hoge eisen aan governance en compliance. Blue Prism heeft een sterke reputatie in financiële dienstverlening en overheid. Minder toegankelijk voor het MKB door complexiteit en kosten.

Microsoft Power Automate

Het meest toegankelijke en betaalbare platform voor bedrijven die al in het Microsoft-ecosysteem zitten. Power Automate combineert workflow-automatisering met RPA-mogelijkheden en integreert direct met Microsoft 365, Teams en Dynamics. Voor MKB-bedrijven in het Microsoft-ecosysteem vaak de meest pragmatische instap.

40%Gemiddelde tijdsbesparing

12+Geautomatiseerde processen

90 dgnNaar eerste resultaat

Wanneer werken RPA oplossingen goed?

Om RPA oplossingen eerlijk te beoordelen is het belangrijk te erkennen waar ze wél waarde leveren.

Systemen zonder API

Als een systeem geen API biedt en ook niet op korte termijn wordt vervangen, is interface-simulatie soms de enige praktische optie. RPA kan dan een effectieve tussenoplossing zijn om data te ontsluiten of taken te automatiseren.

Volledig uniforme processen

Als de input altijd identiek is, de interface stabiel blijft en er geen beslissingen nodig zijn, levert RPA betrouwbare resultaten. Het dagelijks downloaden van een rapport uit een vast systeem of het verwerken van facturen die altijd exact hetzelfde formaat hebben.

Snelle implementatie

RPA vereist geen aanpassingen aan bestaande systemen. Dat maakt het in sommige gevallen de snelste weg naar een werkende automatisering als systeemaanpassingen niet mogelijk zijn of te lang duren.

Tijdelijke brugoplossing

Als twee systemen tijdelijk data moeten uitwisselen en een permanente integratie niet de moeite waard is, kan RPA een pragmatische tijdelijke oplossing zijn.

Wanneer schieten RPA oplossingen tekort?

De beperkingen van RPA oplossingen worden het duidelijkst zichtbaar in de praktijk na de eerste implementatiefase.

Variatie in de input

De meest voorkomende oorzaak van RPA-falen. Facturen die niet exact hetzelfde formaat hebben, e-mails die anders zijn geformuleerd dan verwacht, documenten met een wisselende lay-out. Elke afwijking van het script leidt tot een fout of een escalatie naar een medewerker.

Veranderende interfaces

Een systeem-update die een scherm herindelt, een knop verplaatst of een extra stap toevoegt maakt een werkende robot onbruikbaar. In omgevingen waar systemen regelmatig worden geüpdatet is dit een structureel onderhoudsprobleem.

Complexe beslissingen

Een RPA-robot kan geen beslissingen nemen op basis van context. Als een factuur een afwijking heeft die beoordeeld moet worden, als een klantvraag een genuanceerd antwoord vereist of als een uitzondering menselijk oordeel vraagt, stopt de robot.

Schaalbaarheidsgrenzen

Naarmate meer processen worden geautomatiseerd groeit de robotvloot. Tientallen of honderden robots die elk apart worden beheerd, gedocumenteerd en onderhouden, creëren complexiteit die de efficiëntiewinst gedeeltelijk tenietdoet.

Verborgen kosten

Licentiekosten voor enterprise RPA-platforms zijn aanzienlijk. Daar komen implementatiekosten bij en doorlopende onderhoudskosten die bij de initiële business case vaak worden onderschat. De totale eigendomskosten over meerdere jaren vallen in de praktijk hoger uit dan verwacht.

De vijf meest voorkomende RPA-problemen in de praktijk

Dit zijn de problemen die we het meest tegenkomen bij bedrijven die al RPA oplossingen hebben geïmplementeerd.

Probleem 1: Robots die te veel vastlopen

De robot verwerkt tachtig procent van de gevallen correct maar loopt bij twintig procent vast. Medewerkers besteden nu al hun tijd aan de uitzonderingen. De tijdsbesparing is veel lager dan de business case suggereerde.

Probleem 2: Continu onderhoud door systeemupdates

Het IT-team of de implementatiepartner is structureel bezig met het repareren van robots na systeemupdates. De kosten voor onderhoud naderen de kosten van de oorspronkelijke implementatie.

Probleem 3: Geen overzicht van de robotvloot

Na meerdere jaren RPA-implementatie is er een verzameling van tientallen robots ontstaan die door verschillende mensen zijn gebouwd, op verschillende manieren zijn gedocumenteerd en elk hun eigen kwetsbaarheden hebben. Er is geen centraal overzicht en niemand durft iets aan te passen.

Probleem 4: Adoptie die achterblijft

Medewerkers vertrouwen de robots niet, omzeilen ze of controleren elk resultaat handmatig. De tijdsbesparing verdwijnt door de controlehandelingen die erbij zijn gekomen.

Probleem 5: Licentiekosten die te hoog zijn voor de geleverde waarde

De licentiekosten voor het RPA-platform zijn hoger dan verwacht en de waarde die de robots leveren is lager dan gehoopt. De ROI is negatief of marginaal positief.

AI automatisering als alternatief voor RPA oplossingen

AI automatisering lost de fundamentele beperkingen van RPA oplossingen op door intelligentie toe te voegen aan de automatisering.

In plaats van handelingen nabootsen werkt AI automatisering via directe API-koppelingen waar dat mogelijk is. Dat elimineert de interface-afhankelijkheid en de onderhoudskosten die daarmee samenhangen.

In plaats van een vast script volgt AI automatisering beslissingslogica die omgaat met variatie. Een AI-systeem begrijpt een factuur ongeacht het formaat, herkent een klantvraag ongeacht de formulering en beoordeelt een uitzondering op basis van context.

In plaats van escaleren bij elke afwijking kan een AI-systeem een groot deel van de uitzonderingen zelf afhandelen. Alleen situaties die buiten zijn parameters vallen worden doorgezet naar een medewerker, met alle relevante context klaarstaand.

Het resultaat is een automatisering die minder breekbaar is, minder onderhoud vereist, meer processen dekt en een hogere werkelijke tijdsbesparing levert.

RPA oplossingen en AI automatisering naast elkaar

Een directe vergelijking maakt duidelijk waar de twee benaderingen van elkaar verschillen.

Werkt met variabele input: RPA nee, AI automatisering ja.
Begrijpt context: RPA nee, AI automatisering ja.
Neemt beslissingen: RPA nee, AI automatisering ja.
Interface-afhankelijk: RPA ja, AI automatisering nee.
Onderhoudsgevoelig: RPA hoog, AI automatisering laag.
Schaalbaar: RPA beperkt, AI automatisering hoog.
Geschikt voor ongestructureerde data: RPA beperkt, AI automatisering ja.
Totale eigendomskosten: RPA hoog, AI automatisering lager op termijn.
Geschikt voor MKB: RPA beperkt, AI automatisering ja.
Adoptie door medewerkers: RPA wisselend, AI automatisering hoog bij goede implementatie.

Van RPA oplossingen naar AI automatisering: de overstap

Veel bedrijven die overwegen over te stappen van RPA oplossingen naar AI automatisering maken zich zorgen over wat er met de bestaande implementaties gebeurt. Die zorg is begrijpelijk maar in de meeste gevallen hoeft de overstap niet abrupt te zijn.

We hanteren een gefaseerde aanpak die bestaande RPA-investeringen respecteert en tegelijk de weg vrijmaakt naar een robuustere automatiseringsinfrastructuur.

Fase 1: Inventarisatie en beoordeling

We brengen in kaart welke RPA-implementaties er zijn, hoe goed ze functioneren, hoeveel onderhoud ze vereisen en welke processen ze dekken. We identificeren de robots die het meest onderhoudsgevoelig zijn of de meeste uitzonderingen produceren.

Fase 2: Prioritering van vervanging

We prioriteren welke robots als eerste worden vervangen door AI automatisering. De selectie is gebaseerd op onderhoudslast, foutpercentage en het automatiseringspotentieel van het onderliggende proces.

Fase 3: Parallelle implementatie

We bouwen de AI automatisering parallel aan de bestaande robot. Pas als de nieuwe automatisering goed werkt en uitgebreid getest is, schakelen we over. Er is geen moment waarop het proces niet gedekt is.

Fase 4: Uitbreiding

Na de eerste succesvolle vervanging breiden we stap voor stap uit. Nieuwe automatiseringsprojecten worden direct met AI automatisering gebouwd zonder tussenkomst van RPA.

FAQ

Veelgestelde vragen

Gerelateerde onderwerpen

Contact

Kennismaken of eerst een vraag?

Boek een gratis, vrijblijvende kennismaking of stel direct een vraag. We reageren zo snel mogelijk.

Boek een kennismaking Stuur een bericht