Hoeveel tijd kost verzuimadministratie een gemiddelde arbodienst?

Rond elk verzuimtraject zit een administratieve keten die niemand ziet als het echte werk, maar die wel elke week terugkomt: het dossier bijwerken na elk contactmoment, de werkgever informeren over de voortgang, afspraken plannen en bevestigen. Tel dat op over tientallen lopende dossiers, en er verdwijnen structureel uren van bedrijfsartsen en casemanagers in administratie. Uren die niet naar het contact met de medewerker gaan, waar het werk eigenlijk om draait.

Waar de tijd precies zit

Dossiers bijhouden en doornemen. Een langlopend verzuimdossier telt meerdere contactmomenten. Elk moment moet worden vastgelegd, en wie het dossier oppakt, moet eerst de hele tijdlijn doornemen om een volledig beeld te hebben.

Rapportages richting werkgevers. Werkgevers willen weten hoe een verzuimtraject verloopt. Die rapportages worden nu vaak handmatig samengesteld uit de vastgelegde dossierinformatie, per dossier opnieuw.

Afspraken plannen, bevestigen en herinneren. Elke afspraak vraagt om een uitnodiging, een bevestiging en, wil je no-shows beperken, een herinnering. Handmatig betekent dat telkens dezelfde reeks handelingen.

Wat hiervan te automatiseren is

AI kan bij een langlopend dossier een samenvatting voorbereiden van de tijdlijn en belangrijkste punten, zodat een bedrijfsarts of casemanager sneller een volledig beeld heeft. Standaardrapportages richting werkgevers kunnen grotendeels automatisch worden voorbereid op basis van de vastgelegde dossierinformatie. En het plannen, bevestigen en herinneren van afspraken kan grotendeels geautomatiseerd, met behoud van de persoonlijke toon die in dit werkveld belangrijk is.

Waar extra zorgvuldigheid nodig is

Verzuimdossiers bevatten gevoelige gezondheidsgegevens. Elke AI-toepassing hier moet extra aandacht besteden aan databeveiliging, toegang beperken tot wie het nodig heeft, en menselijke beoordeling bij alles wat verder gaat dan administratieve ondersteuning.

Wat blijft bij de bedrijfsarts en casemanager

De medische beoordeling, het persoonlijke contact met de medewerker, en de uiteindelijke adviezen: dat is en blijft het domein van de professional. Het verschil is dat er meer tijd voor overblijft.

Dit is één proces uit een breder geheel. Op onze pagina AI voor arbodiensten staat het complete overzicht. Meer achtergrond vind je in de kennisbank, bij AI voor verzuimadviesbureaus of bij AI voor bedrijfsartspraktijken.

Veelgestelde vragen

Is dit voldoende veilig voor gezondheidsgegevens? Met een zorgvuldige inrichting, beperkte toegang, EU-verwerking en logging kan dit voldoen aan de eisen die hier gelden, maar dit vraagt om extra aandacht bij de opzet.

Vervangt dit het contact tussen bedrijfsarts en medewerker? Nee, het neemt de administratie eromheen over, niet het gesprek zelf.

Werkt dit met ons huidige verzuimsysteem? AI-automatisering kan koppelen aan de meeste gangbare verzuim- en dossiersystemen.

Benieuwd waar bij jullie arbodienst de meeste tijd te winnen valt? Bekijk AI voor arbodiensten.