Workflow automatisering met AI
Workflow automatisering is het automatisch laten verlopen van een reeks taken tussen mensen en systemen, zoals een order verwerken, een goedkeuring regelen of gegevens doorzetten. The AI Agency bouwt workflow automatisering met AI, met Make, n8n, Zapier, Power Automate of maatwerk. AI zorgt dat ook workflows met e-mails, pdf's en uitzonderingen automatisch lopen. Je team besteedt minder tijd aan overdragen en overtypen.
Gratis, vrijblijvend gesprek van 45 minuten.
Workflow automatisering in één oogopslag
- Wat doet het?
- Taken en gegevens automatisch laten doorlopen tussen systemen en afdelingen
- Voor wie?
- Bedrijven met terugkerende processen die meerdere systemen raken
- Tools
- Make, n8n, Zapier, Power Automate of maatwerk
- Veiligheid
- Monitoring, foutmeldingen en logging bij elke workflow
- Eerste systeem live
- Meestal binnen 2 tot 3 weken
- Kosten
- Afhankelijk van stappen, systemen en volume
Voor wie is workflow automatisering geschikt?
Geschikt als
- Een workflow vaak terugkomt
- Meerdere systemen of afdelingen betrokken zijn
- Er veel wordt overgetypt en doorgestuurd
Minder geschikt als
- Een workflow een paar keer per jaar voorkomt
- Het proces nog vaak verandert
- Niemand weet hoe het proces precies loopt
Wat is workflow automatisering?
Een workflow is een vaste reeks taken die samen een resultaat opleveren. Workflow automatisering betekent dat software die taken uitvoert en doorgeeft. Een trigger start de workflow. Daarna volgen acties in de juiste systemen. Waar nodig vraagt de workflow een mens om een beslissing. Klassieke workflows werken met vaste regels en velden. Een AI workflow kan ook e-mails, documenten en vrije tekst lezen en omzetten in de juiste actie. Daardoor kun je ook processen stroomlijnen die eerder te rommelig waren voor automatisering, met minder fouten en minder wachttijd.
7 workflows die je kunt automatiseren
Orderverwerking
Orders uit e-mails of pdf's in je ordersysteem zetten. Meer over orderinvoer automatiseren met AI.
Goedkeuringen
Inkooporders, offertes en contracten automatisch naar de juiste persoon.
Overdrachten
Een gewonnen deal gaat met alle afspraken naar uitvoering en facturatie.
Documenten
Contracten en brieven opstellen uit sjablonen en archiveren.
Gegevens synchroniseren
Klant-, voorraad- en projectgegevens gelijk houden in al je systemen.
Interne vragen en meldingen
Een AI-assistent beantwoordt vragen en zet meldingen in de juiste wachtrij.
Rapportages
Cijfers uit meerdere systemen automatisch samenvatten.
Hoe werkt een AI workflow?
Een AI workflow start met een trigger, voert acties uit en vraagt een mens waar nodig. Voorbeeld bij inkoop in een productiebedrijf:
- 01Een afdelingshoofd typt in Teams: "20 dozen handschoenen maat L, liefst voor vrijdag."
- 02De AI maakt er een inkoopaanvraag van en zoekt de vaste leverancier en prijs op.
- 03Onder een vast bedrag wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd, daarboven door de budgethouder.
- 04De workflow maakt de inkooporder aan in het ERP en stuurt die naar de leverancier.
- 05De AI leest de orderbevestiging en zet de leverdatum in het systeem.
- 06Bij levering krijgt het magazijn een seintje en wordt de factuur aan de order gekoppeld.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie oplevert?
In 45 minuten brengen we samen in kaart welk proces de meeste tijd kost. Gratis en vrijblijvend.
Gewone workflow of AI workflow?
Een gewone workflow past bij gestructureerde gegevens. Een AI workflow past bij tekst, documenten en uitzonderingen.
Invoer
- Gewone workflow automatisering
- Formulieren en velden
- AI workflow automatisering
- Ook e-mails, pdf's en vrije tekst
Beslissingen
- Gewone workflow automatisering
- Vaste als-dan-regels
- AI workflow automatisering
- Regels plus inschatting op basis van inhoud
Uitzonderingen
- Gewone workflow automatisering
- Workflow stopt of maakt een fout
- AI workflow automatisering
- AI herkent de afwijking en vraagt een mens
Past bij
- Gewone workflow automatisering
- Voorspelbare stappen
- AI workflow automatisering
- Processen met variatie
| Gewone workflow automatisering | AI workflow automatisering | |
|---|---|---|
| Invoer | Formulieren en velden | Ook e-mails, pdf's en vrije tekst |
| Beslissingen | Vaste als-dan-regels | Regels plus inschatting op basis van inhoud |
| Uitzonderingen | Workflow stopt of maakt een fout | AI herkent de afwijking en vraagt een mens |
| Past bij | Voorspelbare stappen | Processen met variatie |
Make, n8n, Zapier of maatwerk?
De juiste tool hangt af van je systemen, je volume en waar je gegevens mogen staan.
Zapier
- Sterk in
- Snel starten, veel standaardkoppelingen
- Past bij
- Eenvoudige workflows tussen SaaS-tools
Make
- Sterk in
- Visueel bouwen van complexe scenario's
- Past bij
- Workflows met vertakkingen
n8n
- Sterk in
- Flexibel, zelf te hosten
- Past bij
- Eisen aan dataopslag of veel volume
Power Automate
- Sterk in
- Integratie met Microsoft 365
- Past bij
- Organisaties die in Microsoft werken
Maatwerk
- Sterk in
- Volledige controle
- Past bij
- Kritieke processen en grote volumes
| Tool | Sterk in | Past bij |
|---|---|---|
| Zapier | Snel starten, veel standaardkoppelingen | Eenvoudige workflows tussen SaaS-tools |
| Make | Visueel bouwen van complexe scenario's | Workflows met vertakkingen |
| n8n | Flexibel, zelf te hosten | Eisen aan dataopslag of veel volume |
| Power Automate | Integratie met Microsoft 365 | Organisaties die in Microsoft werken |
| Maatwerk | Volledige controle | Kritieke processen en grote volumes |
Zoek je een n8n-specialist of wil je een Zapier-specialist inhuren? We adviseren eerst welke tool echt past. Lees ook n8n, Make of een custom AI-workflow.
Workflow optimalisatie: eerst verbeteren, dan automatiseren
Automatiseer nooit een workflow die niet goed werkt. Dan maak je een slecht proces alleen sneller. Bij workflow optimalisatie halen we eerst overbodige stappen en dubbel werk weg, en leggen we vast wie eigenaar is. Drie veelgemaakte fouten:
- elke uitzondering een eigen route geven
- goedkeuringen toevoegen die niemand nodig heeft
- geen eigenaar aanwijzen voor de workflow
Meer over bedrijfsprocessen optimaliseren.
AI voor operations
AI voor operations betekent dat je de dagelijkse uitvoering ondersteunt met AI workflows: orders, planning, inkoop, voorraad en klantcommunicatie. Het grootste voordeel voor operationsmanagers is overzicht. Je ziet waar elke order of taak zich bevindt, en de workflow meldt zelf wanneer iets dreigt vast te lopen. Workflow automatisering is zo een onderdeel van bedrijfsprocessen automatiseren.
Monitoring en foutafhandeling
Elke workflow die we bouwen heeft:
- monitoring van het aantal verwerkte taken
- een melding aan de juiste persoon als een stap faalt
- een veilige terugvaloptie, zodat er geen gegevens verloren gaan
- logging van elke actie
- documentatie voor je team
Wat levert workflow automatisering op?
Workflow automatisering levert tijd, minder fouten en snellere processen op. We meten:
- doorlooptijd van de workflow
- uren per week aan overtypen en doorsturen
- aantal fouten en correcties
- wachttijd bij goedkeuringen
Volgens McKinsey kunnen generatieve AI en andere technologieën technisch gezien werk automatiseren dat 60 tot 70% van de tijd van werknemers kost (McKinsey Global Institute, 2023). Dat is een schatting van wat kan, geen voorspelling van wat gebeurt.
Met de ROI-tool zie je in een paar minuten wat het voor jouw organisatie kan opleveren.
Bereken het voor jouw teamWat kost workflow automatisering?
De kosten hangen af van vijf factoren:
- het aantal workflows en stappen
- de systemen waarmee we koppelen
- de gekozen tool of maatwerk
- het volume aan taken
- de eisen aan beveiliging en dataopslag
Daarnaast betaal je doorlopend voor licenties, hosting, AI-gebruik en onderhoud. Wat het voor jouw situatie oplevert, reken je uit met de ROI-tool; het bedrag voor jouw traject bepalen we na het eerste gesprek. Meer over wat een AI workflow kost.
5 vragen om een workflow automation agency te kiezen
- Kijkt de partij eerst naar je proces?
- Is de partij gebonden aan één tool?
- Krijgt elke workflow monitoring en logging?
- Krijg je documentatie?
- Waar worden je gegevens verwerkt?
Veelgestelde vragen over workflow automatisering
Wat is workflow automatisering?
Workflow automatisering is het automatisch laten verlopen van een reeks taken tussen mensen en systemen. Een trigger start de workflow, daarna volgen acties in de juiste systemen. Met AI kunnen ook e-mails en documenten worden verwerkt.
Wat is het verschil met RPA?
RPA bootst klik- en typstappen na op het scherm. Workflow automatisering verbindt systemen via koppelingen. RPA gebruiken we alleen voor oude systemen zonder koppeling.
Make, n8n of Zapier: wat is beter?
Zapier is het snelst voor eenvoudige workflows. Make is sterk in complexe scenario's. n8n is flexibel en kan op eigen servers draaien. We adviseren per workflow.
Welke processen komen in aanmerking voor workflow automatisering?
Processen die vaak terugkomen, uit herkenbare stappen bestaan en meerdere systemen of mensen raken. Denk aan orders, goedkeuringen, overdrachten, documenten en rapportages.
Moet je een workflow eerst optimaliseren?
Ja. Een slecht proces automatiseren maakt het alleen sneller slecht. We halen eerst overbodige stappen weg en wijzen een eigenaar aan.
Wat gebeurt er als een workflow fout gaat?
Dan krijgt de juiste persoon een melding, gaan er geen gegevens verloren en is elke actie terug te zien in de logging.
Wat kost een workflow?
Dat hangt af van het aantal stappen, de systemen, de tool en het volume. Naast de bouw betaal je doorlopend voor licenties, hosting en onderhoud. Na een kennismaking krijg je een concrete inschatting.
Hoe snel staat een workflow live?
Het eerste werkende systeem staat meestal binnen 2 tot 3 weken live. Eenvoudige workflows kunnen sneller.
Ontdek wat AI voor jouw organisatie kan doen
In een kennismaking van 45 minuten bespreken we waar bij jou de meeste tijd naartoe gaat en waar automatisering het snelst iets oplevert. Je gaat het gesprek uit met concrete inzichten, ook als je daarna niet verder wilt.
The AI Agency is een AI-bureau uit Nederland dat AI-oplossingen bouwt voor klantenservice, HR, marketing, sales, finance en workflows, gekoppeld aan de software die bedrijven al gebruiken.