Waarom een goed proces belangrijker is dan een goede tool

Het is verleidelijk om te denken dat de juiste tool het verschil maakt, maar in de praktijk bepaalt het onderliggende proces veel sterker of automatisering slaagt dan de gekozen technologie.

Wat er gebeurt als je een rommelig proces automatiseert

Automatisering voert een proces sneller uit, maar verandert het proces zelf niet. Een proces met onduidelijke verantwoordelijkheden, inconsistente werkwijzen of ontbrekende stappen, wordt door automatisering alleen sneller rommelig, niet beter.

Een voorbeeld

Als drie medewerkers een factuur elk net iets anders controleren voordat die wordt goedgekeurd, levert automatisering van dat controleproces een systeem op dat moet kiezen welke van de drie werkwijzen het volgt, en dat is zelden de werkwijze die iedereen zou hebben gekozen als ze er samen over hadden nagedacht.

Waarom "eerst het proces, dan de tool" beter werkt

Een proces dat eerst is vastgesteld en gestandaardiseerd, geeft een automatisering iets concreets om uit te voeren. Andersom, een tool kiezen en dan het proces eromheen bedenken, leidt vaker tot een systeem dat wel werkt, maar niet aansluit bij hoe mensen het willen gebruiken.

Hoe je dit in de praktijk aanpakt

Voordat je een tool of implementatiepartij kiest: leg het gewenste proces vast, ook als het nog niet geautomatiseerd is. Die exercitie alleen al legt vaak inconsistenties bloot die losstaan van automatisering, maar wel de moeite waard zijn om op te lossen.

Dit sluit aan bij bedrijfsprocessen in kaart brengen en het AI-implementatieplan, beide onderdeel van een goede voorbereiding op AI-implementatie. Blader ook door de kennisbank.

Veelgestelde vragen

Betekent dit dat de tool er niet toe doet? De tool doet er wel toe, maar pas nadat het proces helder is: een goede tool op een slecht proces levert minder op dan een matige tool op een goed proces.

Hoe lang kost het om een proces eerst op orde te krijgen? Vaak minder tijd dan gedacht. Een paar gerichte gesprekken met de betrokkenen leggen de belangrijkste knelpunten al bloot.

Kan een implementatiepartij hierbij helpen? Ja, procesinventarisatie is precies waar een goed implementatietraject mee begint.

Plan een kennismaking.