Zit AI in je werkstroom of staat het ernaast?

Een tool náást het proces verdubbelt werk, omdat iemand het resultaat alsnog moet overzetten naar het bestaande systeem. Een tool ín het proces neemt werk weg. Dit is de Proces-laag van het AIMI-model: van de vijf lagen degene met doorgaans de grootste financiële impact, omdat het hoogste basisbedrag hier zit. De gratis AIMI-scan meet dit binnen 10 minuten.

Het pijnpunt

Een team gebruikt AI om een samenvatting, een concepttekst of een categorisatie te maken, en typt het resultaat vervolgens handmatig over naar het systeem waar het eigenlijk moet staan. De AI-tool bespaart tijd bij het schrijven, maar het overtypen kost alsnog tijd. Netto levert dit weinig op, en het voelt voor het team als "extra werk" in plaats van minder werk.

Hoe je herkent of AI naast of in het proces zit

• Naast het proces: het resultaat van AI moet handmatig worden overgezet naar een ander systeem.
• Naast het proces: iemand moet AI apart "aanzetten" voor elke losse keer, buiten de normale werkstroom om.
• In het proces: AI's output verschijnt automatisch op de plek waar het nodig is, zonder extra stap.
• In het proces: gebruik van AI is een vanzelfsprekend, ingebouwd onderdeel van de bestaande workflow, niet een los extra hulpmiddel.
• In het proces: een controlepunt (mens keurt goed) is ingebouwd op de juiste plek, niet als aparte, losse stap erna.

Hoe je AI van naast naar in het proces beweegt

1. Breng het huidige proces in kaart: welke stappen zijn er, en waar zou AI passen?
2. Zoek het overtyp-moment: waar wordt iets handmatig overgezet na gebruik van AI?
3. Koppel de systemen die nu los van elkaar staan, zodat output automatisch op de juiste plek belandt.
4. Bouw een controlepunt in, niet als losse stap erna, maar als onderdeel van de workflow zelf.
5. Meet of het overtypen daadwerkelijk is verdwenen, dat is het concrete bewijs dat AI nu in het proces zit.

Vergelijking: naast het proces vs. in het proces

| | AI naast het proces | AI in het proces | |---|---|---| | Resultaat overzetten | Handmatig | Automatisch | | Netto tijdswinst | Beperkt of negatief | Substantieel | | Gevoel bij het team | "Extra werk" | "Minder werk" | | Duurzaamheid | Wordt vaak losgelaten | Blijft, want ingebed |

Onderbouwing

Proces heeft in het AIMI-model het hoogste basisbedrag van de vijf lagen (€3.600 per FTE per jaar bij een salaris van €65.000): een directe afspiegeling van waar de meeste gemeten productiviteitswinst zit volgens onderzoek naar AI-ondersteund werk (Brynjolfsson, Li & Raymond; Noy & Zhang, Science 2023).

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of AI bij ons naast of in het proces zit? Vraag: moet iemand het resultaat van AI handmatig overzetten naar een ander systeem? Zo ja, dan zit het ernaast. Doe de AIMI-scan voor een volledige meting.

Kost het koppelen van systemen veel tijd? Dat verschilt per situatie, maar de meeste moderne systemen hebben een koppelmogelijkheid (API) die vaak sneller te bouwen is dan gedacht, mits er iemand de tijd voor neemt.

Is een tool naast het proces waardeloos? Niet waardeloos, maar beperkt: het levert individuele tijdswinst op bij het schrijven of samenvatten, maar mist het grootste deel van de potentiële winst zolang het overtypen blijft bestaan.

Waarom heeft Proces het hoogste basisbedrag in het AIMI-model? Omdat onderzoek naar productiviteitswinst bij AI-ondersteund werk de grootste effecten meet juist bij taken die in de werkstroom zelf zijn ingebed, niet bij losstaand gebruik.

Is dit hetzelfde als "processen automatiseren met AI"? Verwant, maar met een ander accent: deze pagina gaat over de diagnose (zit AI erin of ernaast), Processen automatiseren met AI gaat over de praktische uitvoering stap voor stap.

Hoe lang duurt het om AI van naast naar in het proces te bewegen? Voor één concreet proces is dertig tot negentig dagen realistisch, afhankelijk van hoeveel systemen gekoppeld moeten worden.

Moet ik alle processen tegelijk aanpakken? Nee, begin met het proces waar het overtypen het meest voorkomt en het meest tijd kost.

Wat is de relatie tot de andere AIMI-lagen? Proces bouwt voort op Cognitie en Gedrag: zonder begrip en structureel gebruik is er weinig om in het proces in te bedden. Zie de volledige uitleg van het AIMI-model.