AI-automatisering zonder chaos: een stappenplan

AI-automatisering loopt niet vast door de techniek. Het loopt vast door een gebrek aan structuur in hoe het wordt aangepakt. Dit stappenplan houdt het overzichtelijk.

Stap 1: kies één proces, niet vijf

De meest voorkomende bron van chaos is te veel tegelijk willen. Kies het proces met de hoogste score op volume, structuur en eigenaarschap, en laat de rest voorlopig liggen. Zie de 5 processen die zich het best lenen voor AI-automatisering.

Stap 2: breng het proces in kaart vóór je bouwt

Zoals beschreven in bedrijfsprocessen in kaart brengen: praat met wie het werk doet, volg het proces van begin tot eind, en noteer uitzonderingen apart.

Stap 3: meet de nulsituatie

Hoeveel tijd kost het nu, hoe vaak gaat het mis, wat is de huidige doorlooptijd? Zonder dit kun je achteraf niet aantonen wat er is veranderd.

Stap 4: bouw met een controlepunt ingebouwd

Begin met een opzet waarbij een mens het resultaat controleert, in plaats van het systeem meteen volledig zelfstandig te laten werken. Vertrouwen bouw je op, je veronderstelt het niet vooraf.

Stap 5: test met een beperkt volume voordat je breed uitrolt

Een pilot op een deel van het volume (bijvoorbeeld één team, of één type factuur) laat zien of het werkt voordat je het risico van een volledige uitrol neemt.

Stap 6: meet opnieuw, en stel bij

Vergelijk de nulmeting met de nieuwe situatie. Wat werkt, wat niet, wat moet worden aangepast voordat je verder opschaalt?

Stap 7: pas dan het volgende proces

Herhaal dit stappenplan voor het volgende proces, met de ervaring van het eerste traject als leerpunt. Niet als sjabloon dat blind wordt gekopieerd, want elk proces heeft zijn eigen uitzonderingen.

Waarom deze volgorde chaos voorkomt

Elke stap bouwt op de vorige. Een organisatie die stap 1 en 2 overslaat en meteen bij stap 4 begint, bouwt een systeem op aannames in plaats van op de werkelijkheid. En dat is waar de meeste "AI-projecten die niets opleverden" hun oorsprong vinden. Meer achtergrond vind je bij AI implementatie en in de kennisbank.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt dit hele traject voor één proces? Voor een gemiddeld, goed afgebakend proces: enkele weken van inventarisatie tot een werkende eerste versie, afhankelijk van de complexiteit van de koppelingen.

Kan ik stappen overslaan als ik haast heb? Dat kan, maar het risico op chaos en tegenvallende resultaten neemt dan toe. Vooral het overslaan van de nulmeting wordt vaak achteraf betreurd.

Wie begeleidt dit proces het best? Een combinatie van een interne proceseigenaar en een implementatiepartij werkt meestal het beste. Beide perspectieven zijn nodig.

Plan een kennismaking om dit stappenplan op jouw situatie toe te passen.