Bedrijfsprocessen in kaart brengen vóór je automatiseert

De verleiding bij AI-automatisering is om meteen naar de techniek te springen. De projecten die daadwerkelijk slagen, beginnen ergens anders: met het proces zelf goed in kaart brengen, vóór er ook maar over een tool wordt nagedacht.

Waarom dit vaker wordt overgeslagen dan je zou denken

Procesinventarisatie voelt als een omweg wanneer de oplossing al voor ogen lijkt te staan. Maar processen die "iedereen wel kent" blijken bij nader inzien vaak toch net anders te lopen dan gedacht. Met uitzonderingen en workarounds die nergens zijn opgeschreven, maar wel bepalend zijn voor of een automatisering goed werkt.

Hoe je een proces goed in kaart brengt

Praat met wie het werk daadwerkelijk doet, niet alleen met de leidinggevende. De persoon die het proces dagelijks uitvoert, kent de uitzonderingen die in een organigram nergens staan.

Volg het proces van begin tot eind, letterlijk. Wat is de eerste trigger, welke stappen volgen, wie is er bij elke stap betrokken, en waar loopt het weleens mis?

Noteer de uitzonderingen apart van het hoofdproces. Een proces dat 80% van de tijd hetzelfde verloopt en 20% van de tijd afwijkt, vraagt om een andere aanpak dan een proces dat vrijwel altijd identiek is.

Meet het huidige volume en de huidige tijd. Zonder een nulmeting kun je later niet aantonen of automatisering iets heeft opgeleverd.

Wat er misgaat als je dit overslaat

Een automatisering die is gebouwd op een aanname in plaats van de werkelijkheid, loopt vast zodra de eerste uitzondering zich voordoet. En die uitzondering blijkt achteraf vaak veel vaker voor te komen dan gedacht. Lees ook de 5 processen die zich het best lenen voor AI-automatisering en waarom een goed proces belangrijker is dan een goede tool, of blader door de kennisbank.

Hoeveel tijd dit mag kosten

Voor een gemiddeld proces is een paar uur aan gesprekken en observatie vaak genoeg om de belangrijkste knelpunten en uitzonderingen boven tafel te krijgen. Dit hoeft geen weken durend project te zijn.

Veelgestelde vragen

Moet ik dit zelf doen, of kan een implementatiepartij dit voor me doen? Beide kan, maar de input van je eigen team blijft onmisbaar. Een externe partij kan het proces structureren, niet de kennis vervangen.

Wat als het proces per medewerker net anders verloopt? Dat is zelf al belangrijke informatie. Het betekent vaak dat er eerst een gezamenlijke werkwijze moet worden afgesproken, vóór automatisering zin heeft.

Is dit hetzelfde als de AIMI-scan? De scan geeft een organisatiebreed beeld van AI-volwassenheid; procesinventarisatie gaat dieper op één specifiek proces. Ze vullen elkaar aan.

Doe de AIMI-scan als startpunt, of plan een kennismaking om een specifiek proces te bespreken.